Registrierkassenpflicht – die wichtigsten Infos auf einen Blick

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Kein Thema sorgt bei Unternehmen für so viel Diskussionsstoff wie die Registrierkassenpflicht. Seit 2016 in Kraft, soll sie vor allem zur Bekämpfung von Schwarzumsätzen und zur Herstellung von Wettbewerbsgleichheit zwischen den Unternehmern dienen.

Für Kleinbetriebe sind die Anschaffungskosten und laufende Neuregelungen jedoch eine echte Herausforderung. 

Wir möchten Ihnen inmitten des Paragraphendschungels und der Fülle an technischen Lösungen ein Stück Sicherheit und Orientierung geben und haben die wichtigsten Punkte zum Thema Registrierkasse für Sie zusammengefasst.

Bin ich als Betrieb von der Registrierkassenpflicht betroffen?
Ja, wenn Sie Bareinnahmen haben und Ihr Unternehmen im Jahr insgesamt mehr als 15.000 Euro netto oder mehr als 7.500 Euro in bar umsetzt.

Was versteht man unter einer Registrierkasse?
Während es früher ausreichend war, die Barumsätze lückenlos und nachvollziehbar zu dokumentieren, benötigen Sie jetzt ein „elektronisches Aufzeichnungssystem mit dem die tägliche Losung ermittelt  und zur Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird.“

Welche Registrierkasse passt zu meinem Betrieb?
Es gibt viele unterschiedliche Systeme auf dem Markt – von einfachen App-Lösungen bis hin zu physischen Geräten. Welches Modell das richtige für Sie ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Das Wesentliche ist, dass das System und die Belege bestimmte technische und formale Voraussetzungen erfüllen, die in der Registrierkassensicherheitsverordnung festgelegt sind. Aktuelle Informationen dazu erhalten Sie bei der WKO.
    
Neuerung ab 1. April 2017: Manipulationsschutz
Ab 1. April 2017 muss bei dem Kassensystem eine technische Sicherheitseinrichtung vorhanden sein. Sprich: ein Manipulationsschutz, der die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleistet (Details siehe Registrierkassensicherheitsverordnung). Außerdem bedarf es einer Registrierung der Einrichtungen über FinanzOnline und einer erfolgreichen Prüfung des Startbeleges mit der BMF Belegcheck-App: Dabei wird der maschinenlesbare Code auf dem ersten Beleg eingescannt, um zu gewährleisten, dass die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß funktioniert. Eine detaillierte Anleitung zur Registrierung und Belegprüfung finden Sie in dieser Broschüre der WKO.
    
Werden Strafen oder Sanktionen verhängt?
Ja. Wird keine Registrierkasse genutzt oder verfügt die Registrierkasse ab April 2017 nicht über den oben genannten technischen Manipulationsschutz können Strafen bis zu 5.000 Euro verhängt werden.
Ausnahme: Aktuell kommt es wegen der großen Nachfrage bei den Registrierkassenhändlern zu Lieferengpässen. Können Sie nachweisen, dass Sie ein System bestellt haben, dessen Lieferung sich verzögert, wird die Strafe ausgesetzt. Auch hier informiert die WKO über alle Details.

Versicherung für Ihre Registrierkasse

Haben Sie das geeignete System für Ihren Betrieb gefunden? Dann sollten Sie an die richtige Versicherung denken. Technische Geräte bedeuteten immer ein Risiko und eine defekte Registrierkasse ist nicht nur ärgerlich, weil es Ihren Betrieb aufhält, es kann auch teuer werden. Doch um eine rasche Reparatur oder ein Ersatzgerät kommen Sie von Gesetzeswegen nicht herum.

Mit der UNIQA Technikversicherung sorgen Sie bei unerwarteten Kosten vor, die an Registrierkasse oder anderen technischen Geräten durch Überspannung, Materialfehler, Ungeschicklichkeit entstehen können. So müssen Sie sich keine Sorgen über die finanziellen Folgen machen und können umgehend die Reparatur der Registrierkasse veranlassen.



Registrierkasse defekt – was jetzt?

Sie haben bei uns eine Betriebsversicherung? Rufen Sie ganz einfach unser Notfallservice PLUS24 für Betriebe an und wir helfen Ihnen ein Leihgerät zu organisieren. Sie erreichen uns 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag unter 0800 2042222. 

Wichtig: Während  eines System-Ausfalls, egal ob defekt, Stromausfall oder planungsmäßige Wartung,  müssen alle Einnahmen am Verkaufsstandort händisch erfasst werden. Das gilt unabhängig davon, ob bar mit Kredit- oder Bankomatkarte bezahlt wurde. Weiters ist gesetzlich verankert, dass alle Einnahmen am Verkaufsstandort händisch erfasst werden .

Sobald die Registrierkasse wieder funktionstüchtig ist, müssen die per Hand erfassten Belege in der Registrierkasse nacherfasst werden. Sie sehen: Je schneller die Registrierkasse wieder funktioniert, desto besser.  

Nicht vergessen: Dauert der Ausfall der Registrierkasse  länger als 48 Stunden, schreibt der Gesetzgeber eine Meldung an FinanzOnline vor.

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